向陽スポーツ文化クラブ　個人情報取扱規則

第１条（目的）
　向陽スポーツ文化クラブ（以下、「本会」という）が保有する個人情報の適正な取扱いと活動の円滑を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、名簿及びその他の個人情報データベース（以下、「個人情報」）の取扱いについて規則を定めることを目的とする。

第２条（責務）
　本会は、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、個人情報保護に努めるものとする。

第３条（管理者）
　本会における個人情報の管理者は会長とする。

第４条（取扱者）
　本会における個人情報の取扱者は、役員および理事・評議員とする。

第５条（秘密保持義務）
　個人情報の管理者・取扱者は職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

第６条（取得方法）
　本会は、個人情報を取得する時は、あらかじめその個人情報の利用目的を定め、本人に明示する。なお、要配慮個人情報などを取得する時はあらかじめ本人同意を得ることとする。

第７条（利用）
　取得した個人情報は、次の目的のために利用する。
① 会費請求、管理等のための連絡
② 文書・メール等の送付
③ 本会役員・理事会・評議員会その他各サークル名簿等の作成
④ 入退会、会員継続のための連絡

第８条（利用目的による制限）
　本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。

第９条（管理）
　個人情報は、管理者又は取扱者が保護するものとし、適正に管理する。なお、不要となった個人情報は管理者の責任において適正かつ速やかに破棄するものとする。

第１０条（保管および持ち出し等）
　個人情報データ、個人情報を取り扱う電子媒体については施錠できる場所にて適正に管理することとする。

第１１条（第三者提供の制限）
１．個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
① 法令に基づく場合
② 人命、身体又は財産の保護のための必要がある場合
③ 公衆衛生の向上に必要がある場合
④ 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
２．外国からの第三者に個人情報を提供するときは、法令の定めるところにより対応する。

第１２条（第三者提供に係る記録の作成等）
　前条の場合を除き、個人情報を第三者に提供した時は次の項目について記録を作成し保存する。
① 第三者の氏名
② 提供する対象者の氏名
③ 提供する情報の項目
④ 対象者の同意を得ている旨

第１３条（第三者提供を受ける際の確認等）
　第三者（第１１条の場合を除く）から個人情報の提供を受ける時は、次の項目について記録を作成し保存する。
① 第三者の氏名
② 第三者が個人情報を取得した経緯
③ 提供を受ける対象者の氏名
④ 提供を受ける情報の項目
⑤ 対象者の同意を得ている旨（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要）

第１４条（情報開示等）
　本会は、本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められた時は、法令に沿ってこれに応じる。

第１５条（漏えい時の対応）
　個人情報を漏えい等（紛失を含む）したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者である会長に報告する。

第１６条（苦情の処理）
　本会は、個人情報取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

第１７条（改訂）
　本規則は、評議員会において改正する。

附則　
本規則は、令和５年５月１９日より施行する。